Contabilitate magazin online, la ce trebuie să fi atent ca antreprenor

Contabilitate magazin online, la ce trebuie să fi atent ca antreprenor în comerțul online cu propriul magazin online sau pe eMAG, Amazon.

Prin intermediul unui magazin online propriu și/sau prin comerțul pe platforme de tip marketplace precum eMAG, Cel sau chiar pe plan internațional pe Amazon, beneficiem de numeroase avantaje, printre care:

• Reducerea cheltuielilor operaționale și logistice;
• Creșterea recunoașterii mărcii la nivel național/global;
• Extinderea bazei de clienți potențiali;
• Posibilitatea de vânzare non-stop, 24/7.

În calitate de antreprenor, vei putea să-ți extinzi activitatea într-o măsură semnificativă în comparație cu gestionarea unui butic de cartier.

În acest context, este important să conștientizezi necesitatea unui specialist în contabilitate și fiscalitate, cu experiență în gestionarea contabilității magazinelor online.

PFA sau SRL pentru comert online

Pentru a demara o activitate comercială, inclusiv comerțul online, trebuie să înființezi un PFA sau un SRL prin intermediul cărora:

1. Vei avea responsabilitate legală în fața autorităților.
2. Vei putea încheia diverse contracte pentru servicii de transport, publicitate etc.
3. Vei fi responsabil să retii și să plătești taxele și impozitele datorate în urma activității.
4. Vei avea posibilitatea să angajezi personal pentru a te ajuta în desfășurarea activității.

Cele mai frecvente forme legale pentru comerțul online sunt PFA-ul și SRL-ul. Fiecare dintre aceste forme are avantajele și dezavantajele sale, însă pentru flexibilitate și restricții reduse, recomandăm desfășurarea activității sub forma unui SRL.

Pentru a obține mai multe informații despre avantajele fiecărei forme de organizare, îți recomandăm să consulți articolul „PFA sau SRL? Diferența între PFA și SRL explicată pe înțelesul tuturor„.

Contabilitate magazin online propriu

Te felicităm pentru că ai făcut acest pas important 🙂

Înainte să abordăm aspectele legate de contabilitate și fiscalitate, dorim să-ți oferim puțină îndrumare pentru a-ți deschide propriul magazin online.

În funcție de bugetul tău, ar trebui să iei în considerare:

1. Angajarea unei firme de web design/development care să-ți creeze magazinul online pe o platformă specifică, precum PrestaShop sau Magento. Această opțiune îți va oferi o personalizare mai bună a magazinului online, însă costurile încep de la cel puțin 1000 de euro, iar mentenanța ulterioară necesită resurse semnificative de timp și bani.
2. Abonarea lunară la o platformă care oferă magazin online gata de utilizare, cum ar fi Shopify sau Gomag. Această a doua variantă îți oferă prețuri transparente și nu trebuie să-ți faci griji în privința erorilor sau mentenanței, însă personalizarea este mai limitată.

Alegerea între cele două opțiuni depinde de preferințele tale, precum și ofertele de pret pe care le primesti din partea agentiilor de e-commerce.

Trecem acum la aspectele de fiscalitate și contabilitate magazin online.

Legea comertului online

Reeditată conform articolului II din Legea nr. 121/2006 pentru modificarea și completarea Legii nr. 365/2002 privind comerțul electronic, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 403 din 10 mai 2006, cu acordarea unei noi numerotări textelor.

Legea se referă și la comunicările comerciale, mai precis la regulile privind trimiterea acestora către potențialii clienți.

De exemplu, transmiterea de comunicări comerciale prin poștă electronică este interzisă, cu excepția cazului în care destinatarul și-a exprimat în prealabil consimțământul expres pentru a primi astfel de comunicări.

De asemenea luam in considerare si urmatoarele:

• Ordinul 72/2010;
• OUG 34/2014.

Documentele folosite in fiscalitatea si contabilitatea magazinelor online

În majoritatea cazurilor, magazinele online utilizează următoarele tipuri de documente:

1. Factura – Pentru gestionarea facturilor, recomandăm utilizarea soluțiilor software precum SmartBill sau FGO, care oferă opțiuni de integrare cu magazinul online.
2. Notele de recepție – Acestea sunt documente utilizate pentru a înregistra primirea mărfurilor și pot fi esențiale pentru evidența stocurilor și a intrărilor de marfă.
3. Avizele de însoțire a mărfii – Documente emise pentru a însoți mărfurile în timpul transportului și pentru a confirma livrarea acestora la destinație.
4. Declarația vamală de import – Necesară pentru importul de mărfuri din alte țări și pentru a asigura conformitatea cu regulile și taxele vamale.
5. Biletele de transfer între gestiuni – Utilizate pentru a înregistra transferurile de stocuri între diferitele locații sau depozite ale unei afaceri.
6. Documentele de înregistrare a vânzărilor – Acestea includ registrele de vânzări și alte documente utilizate pentru a înregistra tranzacțiile și încasările din vânzări. Este important să fie păstrate în ordine și conformitate cu reglementările fiscale.

Contabilitate comert prin Emag si alti parteneri

Comertul online prin platformele precum eMAG, Cel, Amazon și alte platforme locale sau internaționale adaugă un nivel suplimentar de complexitate pentru un contabil, în comparație cu gestionarea comerțului propriu-zis cu un magazin online.

Din perspectiva fiscală și contabilă, este important să ținem cont de următoarele aspecte:

1. Alegerea între PFA și SRL, în special în ceea ce privește implicarea acestora în taxe și impozite, pentru a evalua ce opțiune este mai eficientă din punct de vedere financiar.
2. Respectarea Legii contabilității și a documentelor necesare în activitatea de comerț online, care vor constitui subiectul discuției cu contabilul ales și vor fi parte integrantă a schimbului de informații.

Contabilitatea pentru o firmă care desfășoară comerț online pe diverse platforme presupune:

1. Sincronizarea cu acele platforme pentru calcularea taxelor și a impozitelor datorate.
2. Luarea în considerare a comisioanelor specifice fiecărei platforme și, posibil, a fiecărei categorii de produse comercializate.
3. Înregistrarea intrărilor și ieșirilor care pot avea loc prin intermediul serviciului de fulfillment oferit de furnizori, precum eMAG sau Amazon.
4. Monitorizarea obligațiilor de transport și a costurilor asociate fiecărei comenzi.

Nu vorbim doar de aspecte de contabilitate propriu zise si de capabilitatea de a intelege aceste platforme, cum lucreza si cum se acutlizeaza in functie de reglementarile legislative.

Acest aspect este pozitiv pentru contabilii care lucrează cu firme care desfășoară comerț online, dar nu atât de pozitiv pentru contabilii care nu fac acest efort suplimentar în activitatea lor zilnică.

Contabilul magazin online cu experienta

Spre deosebire de alte activități comerciale sau de servicii clasice, contabilitatea unui magazin online sau a altor activități desfășurate în mediul online implică conformarea la reglementările specifice acestui tip de activități.

În România, aspectele fiscale și contabile legate de magazinele online includ:

1. Respectarea drepturilor clienților de retail, conform reglementărilor ANPC și a celor impuse de Uniunea Europeană.
2. Pentru vânzările transfrontaliere, este necesar să ținem cont de legislația țărilor în care facem afaceri.
3. Calcularea taxelor și a impozitelor specifice activității comerciale online.
4. Gestionarea importurilor, exporturilor și procesului de vamuire a produselor comercializate pe magazinul online.
5. Achiziționarea de servicii din afara României și plata TVA-ului specific Uniunii Europene.

În concluzie, pentru a gestiona eficient contabilitatea unui magazin online sau a comerțului online, este esențial să colaborăm cu un contabil care are experienta in contabilitatea magazinelor online si a comertului online, in cazul in care vindem pe marketplace-uri.

Pret contabilitate magazin online

Preturile practicate în contabilitatea magazinelor online și a altor activități similare țin cont de următoarele aspecte:

1. Capacitatea platformei pe care funcționează magazinul online de a sincroniza datele cu furnizorul de facturare sau direct cu programul de contabilitate.
2. Generarea și emiterea altor documente, cum ar fi avize de transport, note de intrare în stoc (NIR-uri), note de recepție etc.
3. Costurile asociate reclamelor pe platforme precum Facebook, Google sau alte rețele de socializare, pentru care este necesară plata TVA-ului, în cazul în care firma nu este plătitoare de TVA.
4. Capacitatea companiei de transport, cum ar fi Fan Courier sau Cargus, de a sincroniza datele cu programul de contabilitate.

Toate aceste aspecte pot adăuga un cost suplimentar la pretul platit pentru serviciile de contabilitate a magazinului online.

Exemple prețuri servicii contabilitate magazin online

În continuare, pentru a înțelege mai bine la ce prețuri de contabilitate ar trebui să vă așteptați pentru magazinul vostru online, vom lua în calcul doar numărul mediu de documente online.

De asemenea, prețurile au fost ofertate de primele firme de contabilitate care apar în rezultatele Google, pentru numărul de documente menționat.